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문서 관리 - DOC

caniasERP | 문서 관리 - DOC

caniasERP의 문서 관리 DOC(Document Management)모듈은 기업이 일상 업무에서 사용하는 수많은 문서를 관리하여 효율적으로 사용할 수 있도록 지원합니다. 이 모듈의 목적은 회사 내에서 디지털로 저장된 문서를 중앙에서 저장하고 관리하는 것입니다. 이 모듈은 단일 시스템에서 문서를 저장하고 색인화 하여 다른 유사 문서와 연결합니다. 기업의 일부 데이터는 세무서와 같은 법률기관에 전자문서 형식으로 제출해야 합니다. 기업이 관리해야 할 문서의 수를 고려하면 문서 관리 시스템(DMS)은 매우 중요합니다.

caniasERP의 문서 관리 (DOC)

    caniasERP의 문서관리 DOC(Document Management)모듈은 기업이 일상 업무에서 사용하는 수많은 문서를 관리하며 효율적으로 사용할 수 있도록 지원합니다. 이 모듈의 목적은 회사 내에서 디지털로 저장된 문서를 중앙에서 저장하고 관리하는 것입니다. 이 모듈은 단일 시스템에서 문서를 저장하고 색인화 하여 다른 유사 문서와 연결합니다. 일부 회사 데이터는 세무사와 같은 법률기관에 전자 형식으로 제출해야 합니다. 기업이 관리해야 할 문서의 수를 고려하면 문서 관리 시스템의 중요성 아주 높습니다.

    문서 관리 모듈을 일반 시스템에 통합하고, 다른 기능 영역과의 연결을 그래프에 표시한 것입니다.


내부 문서 수집

    판매, 구매 및 배포와 관련된 시스템에 추가된 문서는 문서 관리 모듈에 자동으로 저장됩니다. 자동으로 저장된 문서들은 시스템의 다른 기능 영역에서도 쉽게 접근할 수 있습니다. 예를 들어, 재무회계 모듈에 설정된 연결을 통해 송장확인 모듈에서 생성 및 저장된 공급업체 송장에 직접 접근할 수 있습니다.

외부 문서 수집

    허용된 양식의 모든 외부 파일은 폴더 구조에 업로드하고 저장할 수 있습니다.

문서용 풀더 만들기

 
   모듈의 색인 기능은 문서기반 회사업무 구성에 도움이 되고 문서에 쉽게 다시 접근할 수 있게 합니다.

검토-프로젝트 구조

 
   문서 관리 모듈의 인터페이스로 수정 보호 및 법적 요건에 따라서도 문서를 보관할 수 있습니다.  사용자는 문서의 원본을 하위 수정버전에서 접근할 수 있는 방식으로 저장하고, 작성된 수정 버전 중에서 원하는 버전을 유효한 문서로 설정할 수 있습니다.

문서 버전 다운로드 및 업로드

  
 사용자가 요청한 문서는 범위 내 지정된 날짜 버전으로 다운로드 할 수 있습니다. 다운로드 한 문서는 다른 사람이 볼 수 없고, 변경된 문서는 사용자가 새로운 버전으로 업로드 할 수 있습니다.

즐겨찾기 및 바로가기 추가

  
 사용자는 원하는 문서를 즐겨찾기에 추가할 수 있습니다. 즐겨찾기에 추가된 문서는 일반 폴더에 있는 "즐겨찾기" 폴더 아래에 표시될 것입니다. 원하는 문서의 물리적 이동없이 생성된 폴더에 대한 바로 가기로 이동할 수 있습니다.

라벨 및 해시태그 사용

    문서 유형에 대해 사용자가 입력해야 하는 필수 또는 선택적 라벨은 문서 관리 모듈에서 정의됩니다. 이러한 라벨은 자동으로 입력되거나 문서를 저장할 때 사용자가 작성합니다. 라벨 외에도 문서에 대한 해시태그를 정의할 수 있습니다. 정의된 라벨과 해시태그는 문서를 찾기 위한 검색기준으로 사용될 수 있습니다.

알림

  
 모듈의 메인 화면에는 사용자에게 할당된 작업과 수정 확인 요청건이 나열되어 있습니다. 관련 문서는 알림를 통해 열람할 수 있습니다.

효율적인 문서 관리
    

업무 상 거래를 위해서는 일반적으로 여러 문서가 작성됩니다. 관련 항목에 문서를 분류하고, 문서를 폴더에 저장할 수 있습니다. 이러한 문서는 내부적으로, 외부적으로 또는 다른 형식으로 정리될 수 있습니다. 이렇게 분류하면 완벽한 문서화를 이룰 수 있습니다. 이는 더욱 빠르게 문서에 접근할 수 있도록 합니다.

    문서는 무단 접근으로부터 안전한 방법으로 저장되며 패스워드로 보호할 수 있습니다. 모듈의 문서를 그룹화할 수 있습니다. 이는 포괄적인 사용자 맞춤 기능을 사용자에게 제공합니다. 또한 내부 문서는 작성 근거(예: 고객 또는 공급업체 마스터 데이터)와 연계되어 이를 위해 작성된 폴더에 자동으로 저장되므로 투명성이 높아집니다. 메모와 기타 문서는 문서 보관소에 추가될 수 있습니다. 또한, 문서를 전자우편, 팩스, 인쇄 또는 다른 데이터 환경에 저장할 수 있습니다. caniasERP 시스템의 모든 부분에서 문서 관리를 위한 유연한 사용자 권한 부여 시스템을 갖추고 있습니다. 문서를 보고 추가하고 수정하는 데 있어 시스템을 통해 다른 사용자에게 권한을 부여할 수 있습니다.

    문서 관리 모듈에 보관된 고객과 연관된 모든 데이터는 고객 관계 관리 모듈에서 접근하여 판매 또는 마케팅 목적으로 사용할 수 있습니다. 예를 들어 HTML 템플릿이나 문서를 이메일 발송에 활용할 수 있습니다. 이를 위해 모듈에서 관련이메일 전송을 위한 동적 매개 변수로 채워진 템플릿이 있는 HTML 저장소가 있습니다.


통합

  
 가치 사슬을 따라 문서를 중앙 집중식으로 보관하는 것이 일상업무의 일부가 되었습니다. 전체 ERP 솔루션에 완전히 통합된 문서 관리 모듈은 데이터를 일관되게 저장하고 정보 프로세스를 최적화하는 데 중심적인 역할을 합니다. 문서 관리 시스템의 완벽한 통합은 비용이 많이 소요되는 인터페이스를 만들어 문서를 외부 시스템과 연결할 필요가 없게 만듭니다. 따라서 통신 및 정보교환이 원활해지고 데이터 품질과 투명성이 증가하여 업무흐름의 속도가 빨라집니다.

기능 개요

 
  • 내부, 외부 문서 보관
    • 모든 형식(텍스트, 이미지, 사운드, 도면 등) 지원
    • drag and drop 으로 새 문서를 신속하게 저장
    • 문서 태그 추가, 태그 및 키워드로 손쉬운 검색
    • 사용자별 또는 공용 폴더 구조 작성
    • 문서 체크인, 체크아웃 기능
    • 비밀번호로 문서 보호
    • 문서 이력 추적
    • 사용자 작업 및 승인 통지
    • 색인화(Indexing) 기능
    • 다른 문서와 연결 및 논리적 연결 설정
    • 추가 작업 실행 용이
    • 직접 이메일 전송
    • 인쇄
    • 팩스
    • 다른 데이터 환경에 저장
    • 개인화된 접근 보호(각 문서 및 폴더에 대한 사용자 권한 설정)
    • 파일 업데이트 또는 보관 시 사용자에게 자동 알림
    • IDW PS 880에 따른 외부 소프트웨어로 버전 보호 문서 저장소
    • 다른 모듈 및 작업 프로세스와의 원활한 통합

모듈 그룹

지식관리시스템-KMS
비즈니스 프로세스 관리 - BPM
기본 데이터 관리 - BAS
프로그래밍 언어 및 개발 환경 SYS-DEV

전체 편집기 모듈

기업 커뮤니케이션-CLB
재무 회계-FIN
송장 검증-VER
구매 관리-PUR
판매 관리-SAL
문서 관리 - DOC
기본 데이터 관리 - BAS


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