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Personal Management  - HCM

caniasERP | Personal Management - HCM

Das Modul caniasERP Personalmanagement (HCM) verwaltet eine Vielzahl von Personalprozessen wie Personaldaten, Gehaltsabrechnungen, Performance Management, Trainingsnachbereitung, Personalanfragen, Rekrutierung und Nachbereitung. Mit den Self-Service-Anwendungen der Personalwirtschaft im Modul können Mitarbeiter und Manager Vorgänge wie Urlaubsanträge, Trainingsanforderungen und andere Anwendungen durchführen, ohne dass Personalverantwortliche erforderlich sind. Darüber hinaus kann die Personalabteilung die erforderlichen Berichte erhalten, indem sie die Berichte selbst im System gestaltet. So kann die Personalabteilung sowohl operative als auch strategische Prozesse effizient im System steuern. Das Modul Personalmanagement ist vollständig in das System integriert.

Institutionelle Planung
Über das Modul Personalmanagement können unter Institutionelle Planung Stellendefinitionen, Personendefinitionen, Perso
nalanforderungen und Organigramm verfolgt werden. Für die Stellendefinition erforderliche Qualifikationen, für die Schulung von Bewerbern oder derzeitigen Mitarbeitern erforderliche Qualifikationen, Bildungsinfor
mationen, fremdsprachige Informationen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten können definiert werden; Personaldefinitionen und Stellendefinitionen können zugeordnet werden. Mitarbeiteranfragen können im System angelegt und zur Genehmigung vorgelegt werden. In den Personaldefinitionen: Personal und Vakanzen können aufgelistet, die aktuelle Anzahl der Mitarbeiter, Gehaltsgruppen und Zahlungen erfasst werden.
Das Organigramm Modul kann mehrstufig mit werksbezogenen Datumsintervallen definiert und in einer Baum- oder Diagrammstruktur dargestellt werden. Alle Mitarbeiter, die an einer Planstelle arbeiten, können im entsprechenden Datumsbereich aufgelistet werden. Das Organigramm erstellt auch Daten für die Transaktion Business Process Management. Darüber hinaus können mit dem Modul Personalmanagement Definitionen wie Abteilung, Arbeitstitel, Personal auf der Grundlage des Unternehmens und/oder der Einrichtung vorgenommen werden; diese Definitionen können dann mit den Personalaktenkarten verknüpft werden; der Personalstatus und die Anforderungen können verfolgt werden; das Organigramm kann erstellt werden. Dadurch lassen sich alle in der Organisation implementierten Prozesse über dieses Modul einfach und ganzheitlich verwalten.

Personalauswahl und -Vermittlung 
Mit dem Modul Personalmanagement können Projektebenen, Kosten, Bedürfnisse, Ankündigungen, Bewerbungen, Interviews und Prüfungen für Personalauswahlprojekte organisiert werden. Aus den mit den Mitarbeitern definierten Anforderungen können die Anforderungen des Personals für das Projekt erstellt und Projektankündigungen und Kosten erfasst werden. Bewerbungen für das Projekt können über das aktuelle Personal, ehemalige Mitarbeiter oder die CVBank erstellt werden, und Bewerber können per Post oder E-Mail erreicht, und ihre Tests und Prüfungen können verfolgt werden.
Mit der Bewerbung der CV-Bank können Daten wie allgemeine Informationen, Erfahrungen, Sprachkenntnisse, Bildungsniveau und Ausbildungsunterlagen aufbewahrt werden; Bilder und Dokumente können dem Lebenslauf hinzugefügt, Vorschläge und Entscheidungen, die dem Bewerber vorgelegt werden, können aufgezeichnet werden. Die CV-Bank kann nach den gewünschten Kriterien durchsucht werden. Während des Einstellungsverfahrens lassen sich Informationen über den Lebenslauf von der CV-Bank automatisch auf die zu erstellende Karte übertragen. Darüber hinaus ist es möglich, 
die in externen Umgebungen erstellten Lebensläufe im XML-Format zu speichern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Überwachung aller Phasen von Personalauswahlprojekten für den Personalbedarf, die Einrichtung einer CV-Bank und deren Zuordnung zu Rekordkarten sowie die Personalauswahl- und Vermittlungsprozesse auf dem Modul einfach verwaltet werden können.

Personalaktenmanagement
In den Personalaktenkarten, die sich im Modul Personalmanagement befinden, werden alle operativen und persönlichen Informationen des Personals anhand von Informationsgruppen gespeichert. Einige Daten können datumsbezogen verfolgt werden, so dass auch die gültigen Informationen des Personals für verschiedene Zeiträume im System gepflegt werden können. Einige Informationsgruppen auf der Registerkarte sind: Organisation, Identitätsinformationen, Gehalt, Bank, Schichten und Schicht-Einstellungen, Sozialversicherung, Privatversicherung, Zahlungen, Abgabedateien, Invaliditätsstatus, Familieninformationen, Familienstand, Berufserfahrung, Bildung, Fremdsprachen, Auszeichnungen und Strafen, zugewiesenes Vermögensbestand, Dokumente und andere ähnliche Rubriken. Die meisten dieser Informationsgruppen können als Suchkriterien bei der Personalaufstellung verwendet werden. Die Funktionen zum Aktualisieren von Batch-Informationen oder zur Vorschau bieten den Benutzern der Personalabteilung Komfort.
Im Modul können Gehaltsänderungen in kollektiver Form und mit unterschiedlichen Berechnungsmethoden über die jeweilige Anwendung in die Personalakte übertragen werden. Personaleinsätze können in der Transaktion Personaleinsatzplanung geplant und auf Registrierkarten gespeichert werden. Bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen werden die Karteikarten als ehemaliges Personal im System gehalten. Für den Fall, dass der Mitarbeiter in Zukunft wieder mit der Arbeit beginnt, können die Informationen über die alte Karte auf eine neue Karte übertragen oder die alte Karte weiterverwendet werden, so dass die Rekrutierung schnell erfolgen kann. Wenn die Informationen über einen Mitarbeiter, der seine Arbeit aufgenommen hat, in der CV-Bank zu finden sind, können 
die Informationen auf die Aufzeichnungskarte übertragen werden. Nach Beendigung des Arbeitsprozesses kann eine Inspektion für Vermögenswerte, die dem Bestand des Personals zugeordnet sind, und für offene Ratenschuldenzahlungen durchgeführt werden. Darüber hinaus kann das verbleibende Urlaubsgeld automatisch berücksichtigt und die ggf. anfallenden Abfindungen und Kündigungszahlungen berechnet und in die Abrechnung übernommen werden. Der Transfer zwischen den Unternehmen innerhalb des Systems kann mit einem einzigen Prozess durchgeführt werden, und die Beschäftigung kann über die gleiche Karte fortgesetzt werden. Das Geschäftsprozessmanagement kann auch zur Verwaltung anderer unternehmensspezifischer Workflows in den Einstellungs- und Kündigungsprozessen eingesetzt werden.
Die oben genannten Funktionen und die für die Aktenverwaltung erforderlichen Daten können gespeichert und auf andere Module angewendet werden, so dass die Prozesse der Aktenverwaltung schnell und einfach verwaltet werden können.

Lohnbuchhaltung
Im Modul Personalmanagement werden die Personalabrechnungen schnell und einfach nach den aktuellen Gesetzen, Sozialversicherungsarten und Steuergesetzen berechnet. Auf dem Modul können verschiedene Abrechnungsarten erstellt und mehrere Abrechnungen für den gleichen Zeitraum berechnet werden. Auf dem Abrechnungsbild können alle Einträge gesteuert werden, die die Abrechnung des jeweiligen Personals betreffen könnten. Mit der Verwaltung von Zusatzeinnahmen und Abzügen können Zahlungen automatisch in die Gehaltsabrechnung übernommen oder Zahlungen im CSV-Format gesammelt werden. Informationen, die von Kartenlesesystemen empfangen werden, können im CSV-Format importiert werden, um tägliche Arbeitsdaten zu erstellen, und die in der Urlaubsanwendung erfassten freien Tage können in die Abrechnung einbezogen werden. Ratenschulden und Vorschüsse können im System erfasst werden, und Abzüge können automatisch in der Personalabrechnung berücksichtigt werden.
Berechnete Gehaltsabrechnungen können per E-Mail an das Personal weitergeleitet werden; verschiedene Ausdrucke wie z.B. ein Gehaltsabrechnungsbericht können erstellt werden; unternehmensweite Gehaltsabrechnungen können automatisch und schnell erstellt werden. Zahlungsbelege können automatisch entsprechend den vorbereiteten Formaten für Bankfilialen über die berechneten Gehaltsabrechnungen erstellt werden. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Erklärungen (Kündigungserklärungen, monatliche Prämie und Servicedokument etc.) können schnell erstellt werden.
Die auf dem Modul berechneten Lohn- und Gehaltsabrechnungen können über die Anwendung im System über die vom Personal angegebenen Buchungsschlüssel abgerechnet werden. Gemäß den Schlüsseln, die in den Wertfeldern der Finanzgruppe auf der Personalaktenkarte hinterlegt sind, können unterschiedliche Konten automatisch registriert werden, auch wenn der gleiche Buchungsschlüssel verarbeitet wird. Gemäß den in der Personalabrechnung genannten Kostenstellen kann die Verteilung der Rechnungseingänge auf die Kostenstellen sichergestellt werden. Eine Überleitung auf eine feste Kostenstelle für das Personal kann ebenfalls durchgeführt werden.

Leistungsmanagement
Im Abschnitt Performance Management des Moduls Personalmanagement können periodische Beurteilungen für Mitarbeiter durchgeführt werden. In der Leistungsbewertung können Geschäftsziele periodisch definiert, Karriereziele, Meinungen und Vorschläge definiert und Dokumente zur Bewertung hinzugefügt werden. Kompetenzen können abteilungs- und positionsbezogen angewendet werden. Es können beliebig viele Evaluatoren definiert werden, und die Evaluatoren können als „Supervisor“, „Untergebener“, „Peer“, „Self“ oder „External“ definiert werden. Für die Bewerter können je nach Ziel und Kompetenz unterschiedliche Gewichte definiert werden. Evaluatoren können ihre Auswertungen aus der Self-Service-Anwendung heraus durchführen, eine Beschreibung für jede Position eingeben und Dokumente auf Auswertungsbasis hinzufügen. Abgeschlossene Bewertungen können für eine Revision gesperrt werden, die Bewertungsergebnisse können im Rahmen der Kompetenzen mit dem Mitarbeiter oder 
seinem Vorgesetzten geteilt werden. Erforderliche Trainingsverbesserungen, die nach der Auswertung gefunden wurden, können ebenfalls aufgezeichnet werden.
Der Prozess der Leistungsbewertung kann einfach über das Modul Personalmanagement durchgeführt werden. Die Ergebnisse der Leistungsbeurteilung können alle auf der Registerkarte Entwicklung auf der Rekordkarte der Mitarbeiter verfolgt werden. So erfassen Unternehmen Leistungsmanagement, Personalziele, Kompetenzen und Vorschläge und stellen sicher, dass die Personalentwicklung in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen gesteuert wird.

Trainingsmanagement
Mit dem Modul Personalmanagement können die notwendigen Trainings, Ausbildungsplätze und Trainer für das Management der Trainingsprozesse im Unternehmen im System definiert und Trainingsanforderungen und Trainingsprotokolle verfolgt werden. Trainingsanforderungen können gesammelt, zur Genehmigung eingereicht und vom Teilnehmer genehmigt werden, und genehmigte Teilnehmer können in den erstellten Trainingsdatensatz verschoben werden. Die erforderlichen Materialien, Qualifikationen und Kosten können in den Trainingsdefinitionen definiert werden. In der Trainingsdefinition wird der Trainingsbetrieb definiert und Trainingsunterlagen für externe Trainings erfasst.
Es können Trainingsaufzeichnungen erstellt werden, die die Definition, den Standort und die Referenteninformationen der Ausbildung beinhalten, und sie können anhand von Plan- und Istkosten, Trainingsbedarf, Trainer, Ausbildungsplatzkosten berechnet werden. Die Teilnahme der Teilnehmer an Trainings-, Prüfungs- und Punktinformationen und Kommentaren kann im System gespeichert werden. Die Qualifikationen der Teilnehmer, die mit dem entsprechenden Training entwickelt wurden, können auf die Karteikarte übertragen werden. Darüber hinaus können Schulungsunterlagen auf dem Modul aufbewahrt werden. Trainingsumfragen, Fragen und Antworten lassen sich im System erfassen und in Schulungen verwenden.
Self-Service-Anwendungen
Self Service Management im Modul Personalmanagement umfasst Personalanwendungen, in denen das Personal seine eigenen Vorgänge auf dem System selbst oder durch seinen Vorgesetzten durchführen kann. Die Liste der Self-Service-Anwendungen im Modul lautet wie folgt:
// Personalakten // Monatlich arbeitendes Datenmanagement // Nebeneinnahmen und Abzüge // Blätter // Gehaltsvorschüsse // Darlehen // Personalabrechnungssätze // Trainingsanfragen // Bewerbung auf offene Stellen // Ergebnisse der Leistungsbewertung // Leistungsbewertung
Die in der Liste aufgeführten Anwendungen können sowohl als Self Service als auch als Manager Self Service verwendet werden. Berechtigungen können für Worker Self Service und Manager Self Service Anwendungen separat definiert werden. Die Anwendung „Bewerbung auf offene Stellen“ kann nur mit dem Worker Self Service verwendet werden, da sie keine Funktion im Zusammenhang mit dem Manager Self Service hat. In Anbetracht der intensiven Arbeit der Personalanwender in Unternehmen ist es für die Nachhaltigkeit der täglichen Arbeit der Personalabteilung wichtig, Operationen am System durchführen zu können, wie z.B. die Eingabe von Urlaub, den Empfang von Lohnausdrucken und die Eingabe von Schulungsanträgen durch die Mitarbeiter oder die Führungskräfte. Mit dem Modul Personalmanagement können alle 
 diese Prozesse einfach verwaltet werden.

Bericht-Assistent
Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, alle personalrelevanten Prozesse einfach zu melden. Tägliche, periodische oder individuelle Berichtsanforderungen können für die Mitarbeiter der Personalabteilung zeitaufwendig sein, und manchmal werden andere Personen für die Erstellung von Berichten benötigt. Diese Prozesse können mit Hilfe von Berichtsdesign- und Berichtsanwendungen im Modul Personalmanagement einfach verwaltet werden. Mit dem Berichtsassistenten können Berichte entworfen, aufgezeichnet und bei Bedarf ausgeführt werden. Die in den Berichten verwendeten Suchkriterien können benutzerbezogen erfasst und im nachfolgenden Reporting wiederverwendet werden. Vorbereitete Berichte können in den Formaten CSV, PDF, Excel und Text importiert werden.

Integration
Das Modul Personalmanagement ist mit verschiedenen Punkten des Systems integriert. Die auf dem Modul berechneten Gehaltsabrechnungen können durch die Integration des Moduls Finanzbuchhaltung mit einem einzigen Schlüssel abgerechnet werden. Bei der Erstellung der Buchhaltungsunterlagen kann die Verteilung auf Basis von Kostenstellen, Kostenträgern oder Projekten erfolgen. Die Übertragung der neu berechneten Gehaltsabrechnungen in die Quellensteuermeldung kann problemlos im System durchgeführt werden. Die Integration des Moduls für die Verwaltung von Anlagen ermöglicht es, ein Inventar für das Personal für Anlagen zu erfassen.
Anwendungen wie Aufzeichnungen, Schulungen und Leistungsbewertungen sind in das Modul Dokumentenmanagement integriert. So kann die entsprechende Dokumentation im System verfolgt werden. Darüber hinaus kann eine Integration mit dem Modul Business Process Management eingerichtet werden, um die Arbeits- und Genehmigungsprozesse der Personalabteilungen über das System zu steuern.


Übersicht der FUNKTIONEN
// Institutionelle Planung
// Personalauswahl und -vermittlung
// Personalaktenmanagement
// Lohnbuchhaltung
// Leistungsmanagement
// Trainingsmanagement
// Self-Service-Anwendungen  (Arbeiter Manager)
// Berichtsassistent


 

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