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Prozesse optimieren in 10 Schritten: So finden Sie das passende ERP-System

09.09.2020

Es gibt für ein Unternehmen eine Vielzahl von Gründen sich ein Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP) zuzulegen. Oft geschieht dies im Rahmen eines natürlichen Wachstumsprozesses, bei dem man feststellt, dass das aktuelle ERP-System nicht mehr den zukünftigen Anforderungen entspricht. Der Erfolg, die Entwicklung oder Expansion eines Unternehmens kann neue Anforderungen und Strukturen mit sich bringen. In solchen Fällen kann die Einführung eines neuen ERP-Systems das Unternehmen auf diese neuen Herausforderungen wappnen.

Die Wahl einer ERP-Software stellt eine besondere Aufgabe dar, weil viele verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen. Bereits in der Vorbereitungsphase gibt es Möglichkeiten für den zukünftigen ERP-Kunden sich selbst zu strukturieren und seine

Entscheidungsfindung zu optimieren:

1. Lastenheft erstellen

Die Erstellung eines Lastenheftes ist der grundlegende Schritt bei der Suche nach einer neuen Software. Die eigenen Geschäftsprozesse und Verwaltungsstrukturen werden dazu analysiert und dokumentiert. Auf diese Weise lassen sich zum einen bereits in dieser ersten Phase Verbesserungsmöglichkeiten in Abläufen identifizieren und es hilft die eigenen Anforderungen an ein neues System klar auszuarbeiten: Was benötige ich eigentlich, und vor allem warum? 

2. Eigene Zeitaufwände einschätzen

Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein zeitintensiver Prozess: Sie müssen dem Anbieter klarmachen was das mit ihm zusammen erarbeiten Sie müssen Daten für die Datenübernahmen bereitstellen Ihre User müssen am neuen System geschult werden Sie müssen intensiv testen, damit am Ende das System Ihren Wünschen und Vorstellungen tatsächlich entspricht und Sie sich sicher fühlen Bitte lassen Sie nicht außer Acht, dass Sie das alles neben ihrem täglichen Geschäft erledigen müssen.

3. Datenaufbereitung für Datenübernahme

Die Daten eines Unternehmens unterteilen sich in Stammdaten und Bewegungsdaten, die beide bei einer Umsetzung berücksichtigt werden müssen. Es gilt zu klären, welche Daten übernommen werden sollen. Ein derartiger Systemwechsel ist auch eine gute Gelegenheit, die eigenen Stammdatenstrukturen zu »entrümpeln«.

4. Zuständigkeiten klären

Ein Systemwechsel bringt Arbeit mit sich und es ist sinnvoll vorab ein Projektteam und Key-User festzulegen. Da Regeln für Berechtigungen im System verankert werden, sollte man diese zumindest grob im Vorfeld definieren und Aufgabenverteilungen in der Datenaufbereitung in der Testphase regeln. So kommt es später seltener zu Verzögerungen während der Umsetzung, da die Verantwortungen klar sind. Sollte man sich dann für die Investition in ein ERP-System entscheiden, muss zunächst eine Auswahl von Anbietern und Systemen zusammengestellt werden. Der erste Schritt zur Erstellung eines Angebotspools ist eine Recherche im Internet. Um die Auswahl auf aussichtsreiche Kandidaten zu reduzieren, sollte man ein Spektrum von bestimmten Kriterien beachten und den eigenen Bedarf darin wiederfinden. 

5. Lösungsansatz: Ganzheitlich oder branchenspezifisch

Ein ganzheitliches ERP deckt ein breites Spektrum an Anforderungen verschiedenster Wirtschaftszweige ab und beinhaltet Module unterschiedlicher Fachbereiche. Diese Vielseitigkeit hat aber den Nachteil, dass branchenspezifische Besonderheiten nicht im Standard enthalten sind und zugekauft/angepasst werden müssen. Die branchenspezifische ERP-Lösung ist exakt auf die Anforderungen spezieller Wirtschaftszweige zugeschnitten. Hier hat man den Nachteil, dass solche Lösungen oft extrem teuer und nicht sehr flexibel sind.

6. Anpassbarkeit und Funktionalität

In welchem Umfang möchte ich ein System einsetzen? Je mehr Fachbereiche man in seinem ERP einbinden kann, umso mehr Nutzen kann man daraus ziehen. Andererseits darf die Erfassung von Daten im System nicht zum Selbstzweck werden, weil die Anwender durch die Datenpflege von ihrer eigentlichen Aufgabe abgehalten werden.
a. Umfang der Module Um die Kosten gering zu halten sollten Sie sich für ein modulares System entscheiden, wo Sie zusätzliche Unternehmensbereiche nachträglich integrieren können. Somit können Sie für den Projektstart sowohl Lizenz- als auch Dienstleistungskosten niedrig halten. Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Kosten der später eingeführten Module, aufgrund der gesammelten Erfahrung, geringer ausfallen.
b. Integrationsgrad der Prozesse Ein hoher Integrationsgrad hat den Vorteil zusammenarbeitender Datenströme aus allen Funktionsbereichen. Daten werden zwischen den Abteilungen ausgetauscht und ergänzt. Ein integriertes System sollte immer der Anspruch sein, da so Redundanzen und Kosten minimiert werden können. Eine vollkommene Integration in allen Bereichen wird fast unmöglich sein, da auch ein ERP nicht alles wird abdecken können. Hier sollten Sie sich die Frage stellen: Was muss im ERP System verfügbar sein?
c. Schnittstellenverfügbarkeit Die Kommunikation zwischen Systemen nimmt Anwendern viel händische Arbeit ab. Bspw. durch die Übermittlung von Produktionsdaten an das ERP, den elektronischen Versand von Rechnungen oder automatische Meldungen an das Finanzamt. Je nach Anzahl der Schnittstellen empfiehlt es sich daher ein flexibles und anpassbares System zu verwenden, um wechselnden Anforderungen dynamisch begegnen zu können.
d. Skalierbarkeit Je nach erwartetem Wachstum des eigenen Unternehmens oder des Systems, kann es schnell nötig werden zusätzlich Anwender oder Funktionsbereiche anzubinden. Das ideale ERP sollte dann die unkomplizierte Erweiterung um Module oder zusätzliche Benutzer ermöglichen.
e. Berechtigungskonzepte Ein gutes System sollte in der Lage sein, die Zugriffsrechte von Benutzern dynamisch zu steuern. Dies kann z. B. in Form von Rollenkonzepten oder Berechtigungsprofilen geschehen, welche durch die eigene Administration flexibel anpassbar sind.

7. Langfristige Sicherheit

Ein ERP ist eine strategische Anschaffung und als solche ist auch für die Amortisation der Kosten eine längere Laufzeit vorgesehen.
a. Datenschutzanforderungen Datenschutzrichtlinien müssen auf allen Ebenen vom ERP eingehalten werden, seien es beim Schutz der Betriebsdaten vor unberechtigtem Zugriff als auch bei den persönlichen Daten der Anwender. Auf lange Sicht ist auch mit Änderungen der Richtlinien zu rechnen, daher sollte das ideale ERP hierzu Lösungskonzepte anbieten können.
b. Umsetzungspartner und Hersteller Was tun, wenn der Anbieter des ERPs nach der Einführung plötzlich nicht mehr existiert und keine Wartung und keinen Support mehr bieten kann? Meist bleibt dem Kunden dann nur der Wechsel zu einem neuen System. In einigen Fällen sind der Umsetzungspartner und der Hersteller des ERPs nicht die gleiche Partei, in dem Fall wäre eine Risikobewertung beider angebracht.
c. Zukunftsfähigkeit Das System sollte so angelegt sein, dass es in der Lage ist, auf Änderungen aller Art zu reagieren. Neben technischen Aspekten ist auch die Struktur der Prozesse in den Modulen ein Faktor, da z. B. Schnittstellen hinzukommen können oder neue Anforderungen des Gesetzgebers berücksichtigt werden müssen. Daher bietet sich eine offene Struktur an.

8. Ergonomie

Ein System ist nur dann leistungsfähig, wenn es von den Anwendern intensiv gepflegt und verwendet wird. Die Akzeptanz eines Systems beim Anwender hängt vielfach davon ab, wie einfach er es bedienen kann. Ist die Struktur übersichtlich oder gibt es strukturierte Menüs und Anleitungen? Wie bedienerfreundlich sind die Masken, und gibt es Komfortfunktionen, wie favorisierte Suchen, interne Links oder automatische Exporttools?

9. Technische Struktur

Die Anschaffung eines neuen ERP-Systems ist nicht selten mit einer Aufrüstung der vorhanden technischen Infrastruktur verbunden. Entscheidend sind im System selbst auch die verwendeten Konzepte zur Sicherstellung der Datenintegrität in der Datenbank sowie der Sicherung und Wiederherstellung der Daten. Ein gutes Konzept erspart im Ernstfall Ärger und ist eine grundlegende Anforderung bei Zertifizierungen, Wirtschaftsprüfungen u. ä.

10. Preis-Leistung-Verhältnis

Das Preis-Leistung-Verhältnis spielt bei allen genannten Faktoren in der Einzelbetrachtung eine Rolle und liegt dazu auch grundlegend über der gesamten Auswahl des Systems. Es geht darum in möglichst vielen Einzelbereichen ein gutes Verhältnis zu erzielen sowie im benötigten Gesamtumfang ein adäquates Angebot zu finden. Letzteres kann auch zum Akzeptieren einzelner Nachteile führen, solange man im Großen und Ganzen gut abschneidet.  Mit der eigenen Erfahrung kommt man bei einer fachlichen Bewertung der Kandidaten oft nicht weit. Hilfreich ist der Besuch von Anbietermessen, um sich einen Überblick über die Produkte zu verschaffen. Zusätzlich kann man bei der Bewertung eines ERPs auch Tests und Preise von einer neutralen Jury zurate ziehen (bspw. der ERP Excellence Test der Gesellschaft zur Prüfung von Software (GPS) oder die Trovarit Studie). Abschließend lässt sich festhalten, dass die Neuerwerbung eines ERP-Systems nicht nur ein großes IT-Vorhaben ist, sondern vielmehr eine Chance neues Potenzial aus Ihrem Unternehmen zu schöpfen.

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